La gestion du temps : voici sans doute, avec la conduite du changement, un des best sellers dans le grand catalogue de la formation et de l’accompagnement managérial.
Voilà bien un demi-siècle que se succèdent, tous les 5 à 10 ans, les vagues d’intérêt renouvelé pour ce champ d’optimisation de nos performances sans que, semble-t-il, on ait jamais mesuré de progrès significatifs en la matière. Voire, au contraire…
Qu’à cela ne tienne, le besoin est là (qui, en effet, n’a pas « mal à son temps » ?) et le catalogue des bons principes et des bonnes pratiques est copieusement garni, alors… allons y !
On peut en sourire un peu, certes, mais l’enjeu reste là : aussi loin que puissent être repoussées les limites des gains de productivité, le temps reste, dans l’entreprise comme ailleurs, la seule ressource vraiment rare, épuisable, non renouvelable, sans substitut.
Plus qu’une ressource, le temps est un concentré de ressources : le temps est, en quelques sortes, dans chacune de ses subdivisions (mois, journée, heure…), le vecteur unique de toute l’intelligence, de toute la sensibilité, de toute la créativité disponibles. Gérer son temps, d’une certaine façon, ce n’est rien d’autre que gérer sa vie.
Si on est d’accord avec ce préambule, on conviendra sans doute qu’il serait peu raisonnable de vouloir traiter d’un tel enjeu, de vouloir corriger les dysfonctionnements d’un tel système vital, par la simple ordonnance de quelques techniques, recettes, pratiques ou méthodes facilitatrices du transit opérationnel…
La question de la gestion du temps dans une organisation est, en réalité, une question stratégique qui ne saurait donc être traitée sans qu’y soit intensément associer sa tête.
La gestion du temps a ceci de commun avec la conduite du changement que :
1) on l’a dit, c’est un serpent de mer qui revient cycliquement selon l’humeur du temps… ou pour tuer le temps lorsqu’on est à court d’idée…
2) elle est souvent l’objet d’injonctions paradoxales…
Qui n’a pas déjà constaté que celui ou celle qui invite ses collaborateurs à mieux gérer leur temps emploie le plus souvent le sien à :
– empiler des priorités toutes plus prioritaires les unes que les autres sur la tête de tous ceux qui passent à sa portée,
– interrompre n’importe quel processus planifié pour insérer une nouvelle urgence plus urgente que les précédentes,
et laisse structurer son propre temps par toute une série « d’obligations » qui, outre le confort qu’elles produisent en évitant d’avoir à se poser la question de ses propres priorités, vous montrent à quel point vous êtes important… l’importance d’une personne se mesurant, bien sûr, à la difficulté à trouver le moindre petit espace dans son agenda à trois mois…
On plaisante ? Bien sûr ! Quoi que…
Ainsi donc, si vous souhaitez embarquer vos équipes de façon robuste dans cette démarche vitale de maîtrise du temps, nous vous invitons à prendre sérieusement en considération et à mettre en pratique sans faiblir chacun de ces quatre principes :
1) Le niveau de responsabilité et de délégation de chacun se mesure, notamment, à son degré de maîtrise de son agenda. Quelle partie de votre temps structurez vous vraiment vous-même ? On dit de façon un peu triviale que « le temps c’est de l’argent ». Soit. Laisseriez-vous n’importe qui se servir dans votre portefeuille ou votre compte en banque à sa guise ? Non, bien sûr. Alors pourquoi le tolérez vous de ceux qui se servent dans votre agenda sans y être clairement autorisé, sans que vous ayez passé contrat avec eux sur ce point ?
2) Explicitez vos priorités de façon suffisamment concrète et précise pour qu’elles ne puissent jamais devenir une variable d’ajustement ou l’enjeu d’une négociation conjoncturelle avec qui que ce soit. Identifiez et nommer les types d’évènements qui pourraient venir modifier cet ordre des priorités et les règles selon lesquelles ces modifications seraient gérées. Passez explicitement contrat avec vos équipes sur cet agenda.
3) Tournez 7 fois la langue dans votre bouche avant de décréter une nouvelle urgence qui détournerait, physiquement et mentalement, un collaborateur engagé dans la mise en oeuvre de vos priorités.
4) Faites de votre agenda votre allié : bloquez les temps dont vous avez besoin pour vous et ne vous engagez pas sans l’avoir consulté…et respecté !